O que é automação comercial e como ela pode ajudar sua empresa?

 

A automação comercial é um processo que utiliza a tecnologia para automatizar tarefas que são feitas de forma manual. Esses recursos prometem entregar mais segurança e qualidade para a rotina das empresas.

O tempo perdido entre uma atividade e outra, os riscos e os erros humanos são reduzidos drasticamente. Dessa forma, a empresa aumenta sua eficiência e alcança melhores resultados. Veja, a seguir, como a automação comercial pode ajudar o seu negócio.

 

O QUE É AUTOMAÇÃO COMERCIAL?

A automação comercial é formada por processos que permitem executar tarefas manuais com maior agilidade e segurança. Para que uma atividade seja automatizada, é necessário contar com recursos tecnológicos. Esses recursos costumam ser sistemas desenvolvidos especificamente para aquele tipo de atividade ou segmento.

Empresas que não utilizam nenhum tipo de automação estão se tornando cada vez mais raras. A automação está crescendo no Brasil, mas ainda é possível encontrar aquelas que executam suas atividades de forma manual.

Nessas empresas, a emissão de notas ainda é feita por meio de talões, as despesas dos clientes são calculadas em calculadoras, bem como dados contábeis ainda são registrados em livros. Todas essas atividades já podem ser feitas de forma automática, por meio de softwares específicos.

Essas tecnologias são precisas e permitem que o foco da empresa esteja no atendimento ágil ao cliente, em sua satisfação. Além disso, o gestor pode empregar seu tempo para analisar os dados e pensar em estratégias para ampliar sua participação no mercado.

 

QUAIS OS BENEFÍCIOS DA AUTOMAÇÃO COMERCIAL?

INTEGRAÇÃO DE INFORMAÇÕES DOS CLIENTES

Se a sua empresa possui um software adequado de automação comercial, será bem mais fácil integrar as informações dos clientes e consultá-las posteriormente. Isso porque o programa permite fazer um registro completo de dados pessoais e de contato, incluindo o histórico de compras, dificuldades e soluções encontradas.

A empresa não perderá dados importantes ao armazená-los da maneira incorreta, nem transmitirá informações desatualizadas ou erradas para a equipe. A automação usa o  armazenamento em nuvem, que permite o acesso fácil e rápido.

O sistema entrega relatórios com todas as informações necessárias, como dados financeiros, sobre empréstimos, entre outros. A ferramenta ajuda a gerenciar o relacionamento entre empresas, evitar a inadimplência e aumentar a previsibilidade de receita.

Além disso, será mais fácil e simples identificar quais clientes que mais contribuem para o faturamento da empresa. Essa informação permitirá que os colaboradores desenvolvam estratégias específicas para fidelizá-los.

 

INTEGRAÇÃO DE SETORES

A automação comercial traz outro benefício às empresas: a integração entre os setores. Com isso se torna mais simples selecionar diferentes fontes de informações. A partir dessa ação será possível avaliar o histórico de crédito, realizando o cruzamento para obter dados sobre o custo-benefício de cada ação.

O software ajudará a saber sobre a situação econômica específica de cada cliente. É possível analisar sua capacidade de cumprimento das obrigações financeiras. A empresa poderá estabelecer critérios de política de crédito personalizada de forma regular.

 

REDUÇÃO DE CUSTOS

Por facilitar o controle de estoque e a análise dos períodos de maior ou menor demanda por serviços ou produtos, a automação reduz drasticamente os desperdícios, gerando economia para o negócio.

Além disso, pode dispensar ou diminuir consideravelmente a necessidade de contratar funcionários para funções burocráticas, que passam a ser executadas pelo software.

Isso significa um alívio na folha de pagamento, em caso de redução de pessoal ou a alocação desses recursos humanos para atividades produtivas, que aumenta a lucratividade da empresa.

 

GERENCIAMENTO DE VENDAS

A automação ajuda a avaliar, em tempo real, a lucratividade de uma transação e a aumentar o desempenho dos vendedores.

Por meio da automação comercial, é possível tornar o funil de vendas automático, multiplicando os resultados da equipe de vendas. O funil é dividido em etapas e, em cada fase, a equipe precisa saber quais as necessidades do cliente. Por isso, o controle que a automatização oferece se faz essencial.

A equipe consegue ter maior produtividade e guiar melhor os leads pelas fases até a concretização da compra, ou seja, há um aumento na eficácia da equipe de crédito. Consequentemente, isso garante que mais clientes interessados nas soluções sejam convertidos.

Para extrair o máximo dos softwares de automação comercial, é necessário trabalhar com um planejamento estratégico, segmentar a carteira de clientes e personalizar as ações para cada grupo. Depois, é só implementá-lo.

Os benefícios são variados. Entre eles podemos destacar as métricas mais consistentes, que permitem melhorar o desempenho da equipe, realizar vendas especializadas e diminuir o custo de aquisição de clientes, bem como evitar a inadimplência.

O ciclo de vendas também diminui, sem prejudicar as análises mais apuradas por parte dos profissionais. Isso porque o time trabalha embasado na inteligência comercial, demandando um tempo menor para execução das tarefas, já que o software foi previamente configurado com critérios de concessão de crédito.

 

GERENCIAMENTO DE RELACIONAMENTO COM O CLIENTE

A automação permite o acesso instantâneo ao histórico do cliente, quando isso é benéfico para a empresa. Também é possível gerar facilmente ações como envios automáticos de mensagens e promoções em datas específicas.

A empresa pode, ainda, criar e a aplicar incentivos à fidelização do cliente, como um desconto especial ou apenas o atendimento mais personalizado, que faz com que o cliente se sinta valorizado e propenso a fazer negócios novamente.

 

ADMINISTRAÇÃO RACIONAL DOS RECURSOS

 

GESTÃO FINANCEIRA EFICAZ

A automação facilita a gestão de contas a pagar e receber, realização de transferências e cálculos do lucro ou prejuízo em cada período. No entanto, a atuação do software não se restringe a isso.

Ele ainda traz outras vantagens para a gestão financeira, como o aumento na segurança dos processos, a redução dos desperdícios e a redução de retrabalhos, que refletem nos custos da organização.

Há também uma apuração dos tributos que devem ser pagos ao fisco. Como a tecnologia dá mais segurança, a empresa consegue reconhecer a importância desses pagamentos e as chances de atraso são praticamente nulas. Isso se reflete em economia operacional.

 

ANÁLISE DE CRÉDITO

Outro benefício da automação comercial é a sua agilidade na análise de crédito. Por meio do programa é possível aperfeiçoar o processo de cadastro, melhorando as decisões sobre a concessão.

A automação colabora com a empresa no momento de definir a política de crédito de acordo com o perfil da organização, fazendo com que se encaixe nas necessidades do cliente e as alinhe à empresa.

Um sistema eficaz também permite fazer o cruzamento de diferentes dados, advindos de setores distintos, bem como facilita o controle das informações. Isso dá mais precisão até mesmo se alguma mudança for necessária. Ou seja, é possível fazer simulações que garantem mais eficácia na hora da liberação do crédito.

 

PROMOÇÃO E AVALIAÇÃO DE INICIATIVAS PARA AUMENTO DE VENDAS

A análise de dados obtida por meio da automação comercial permite que, em tempo real, o gestor avalie a eficácia de ações. Desta forma, essas informações servem como um escopo para a tomada de decisões que realmente levam aos resultados desejados pela empresa.

Isso otimiza o trabalho dos analistas de créditos também. Com um software especializado, eles conseguem realizar negociações com empresas mais seguras e que deem garantias.

 

REDUÇÃO DE ERROS

As tarefas realizadas automaticamente apresentam um índice de erros muito inferior aos cometidos pelos funcionários de uma empresa, especialmente quando submetidos à correria e ao estresse do dia a dia. Isso se deve à produtividade maior da equipe, que tem dados mais consistentes para realizar o seu trabalho, e a redução de custos da empresa.

Portanto, o empreendimento deixa de arcar com prejuízos de várias espécies: desde aqueles decorrentes de preços calculados incorretamente até equívocos na área tributária que podem gerar penalidades e multas.

 

COMO AS EMPRESAS UTILIZAM A AUTOMAÇÃO COMERCIAL EM SUAS ROTINAS?

A automação está em praticamente todos os processos empresariais. Os clientes não percebem, mas para que a compra de um produto seja finalizada, é necessário realizar uma série de etapas. Com a automação, todas essas etapas são minimizadas a poucos cliques. Veja, a seguir, quais são os processos influenciados pela automação comercial:

 

GESTÃO DE ESTOQUE

Garantir que um produto será entregue ao cliente exige que o vendedor tenha certeza que ele está no estoque. Para isso, é necessário que o estoque seja constantemente atualizado. Em algumas empresas, a prática de contar estoque ainda é utilizada, mas para quem conta com a automação essa atividade não é necessária.

O sistema registra a entrada e a saída dos produtos, contabilizando e atualizando a quantidade disponível no estoque.

 

GESTÃO DE VENDAS

O processo de vendas envolve uma série de processos: o cadastro do cliente, a venda do produto, o pagamento e a entrega do item. Além disso, cada um desses processos pode contar com mais uma lista de etapas para ser concluído.

A automação de vendas permite que todo processo de venda seja realizado em um sistema que contabiliza e entrega os resultados do faturamento para o gestor.

 

ANÁLISE DE CRÉDITO

A partir do momento que um cliente solicita um crédito, o analista deve consultar todo o seu histórico financeiro, analisar qualquer tipo de restrição, avaliar seu rendimento e a sua projeção de faturamento. Se o crédito é para uma empresa, esse processo deve ser realizado com cada um de seus acionistas.

Depois de coletar todos os dados, o analista ainda precisa cruzar as informações, avaliá-las e definir quanto de crédito será concedido. Um processo que pode levar dias para ser concluído.

Quando a empresa utiliza um sistema de automação crédito, todo o processo é realizado pela ferramenta. O resultado é informado em poucos segundos, com 100% de segurança, pois o sistema conta com algoritmos que avaliam e confirmam todas as informações. Além disso, é o próprio sistema que define um limite de crédito seguro.

Esses são apenas alguns exemplos de sistemas de automação que são utilizados pelas empresas. A tecnologia permite que praticamente qualquer atividade manual e repetitiva seja automatizada para auxiliar a gestão com processos mais eficientes e ágeis.

Para as empresas que lidam com vendas, pagamentos e crédito esse tipo de ferramenta é essencial, não só pela agilidade e eficiência que proporciona, mas principalmente por tornar as atividades mais seguras para a empresa e seu cliente.

A soluções de automação também podem ajudar a sua empresa a vender mais. Saiba como!

Post publicado originalmente em 17/08/2017 e atualizado em 09/05/2019.

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