Ao mesmo tempo em que a tecnologia tornou a rotina mais eficiente e prática, proporcionou o crescimento das operações corporativas, também facilitou as ações de criminosos e aumentou o número de golpes nas empresas.
Nesse sentido, casos de fraude documental no meio corporativo vem se tornando cada vez mais comuns, gerando consequências graves, como prejuízos financeiros e danos à imagem da empresa.
Para evitar que a sua empresa sofra com este problema, resolvemos escrever este artigo. ele funciona como um mini guia sobre o tema, trazendo informações sobre o que ela é e como evitá-la e identificá-la com eficiência.
O que é a fraude documental
A fraude documental acontece quando há alguma alteração no documento original, praticada por má fé, com o objetivo de ludibriar e enganar terceiros, obtendo alguma vantagem ilícita e indevida.
A fraude documental pode ocorrer de diversas maneiras, como a falsificação de documento público ou particular, falsidade ideológica, a apresentação de certidão ou atestado falso, entre outras situações.
Essa ação acaba trazendo muitos prejuízos para as empresas. Por isso, os gestores, diretores e administradores devem estar sempre atentos e implementar medidas protetivas específicas, como:
- técnicas de identificação;
- análise de riscos;
- contenção de ataques virtuais etc.
Quais os riscos da fraude de documentos para as empresas?
Dentre os riscos que a fraude documental acarreta para as empresas, a principal está ligada à perda financeira. Em seguida, vem os danos à imagem e credibilidade da corporação.
Como o fraudador se utilizou de dados falsos ou de terceiros, o negócio que foi vítima do golpe fica impossibilitado de cobrar da pessoa que teve seus dados utilizados criminalmente. Isso faz com que a empresa não consiga recuperar os valores perdidos em razão do golpe.
Ainda, em razão da falta de pagamento, a organização poderá negativar o nome do cliente, que também foi vítima do golpe, acarretando em ações judiciais e mais custos. Além de afetar de forma negativa a imagem da empresa perante o público.
5 dicas para proteger a sua empresa da fraude documental
Como você percebeu, a fraude documental é cada vez mais comum atualmente e é necessário proteger a sua empresa desses riscos.
Pensando nisso, trouxemos algumas dicas para auxiliar seu negócio a se proteger, evitando que ela ocorra. Confira!
1. Analise as características do documento
Conheça as características do documento. Desse modo, será possível efetuar a comparação entre o documento supostamente falsificado e aquele que está sendo apresentado e o padrão original. Para isso, é necessário avaliar alguns detalhes, como:
- qualidade da fotografia;
- tipo do papel e plástico utilizados;
- posicionamento e tamanho dos símbolos e brasões dos órgãos oficiais;
- presença de marcas d’águas, selos, hologramas, adesivos metalizados e impressões em relevo.
Além disso, é possível utilizar a luz negra, por meio de lanternas e máquinas de iluminação com luz ultravioleta usadas especialmente para esse fim.
2. Faça perguntas sobre o documento
Caso tenha dúvidas sobre a veracidade e autenticidade do documento, você pode perguntar ao suposto titular sobre o local e a data de emissão, bem como solicitar informações pessoais, como nome dos pais, data de nascimento e naturalidade.
Essa é também uma forma de validar o documento. Geralmente, os criminosos utilizam diversos documentos e não costumam memorizar as informações de cada um.
3. Treine a equipe
Capacite os funcionários para que eles saibam o que é e como funciona a fraude documental e como agir diante desse suposto crime. Certamente, o modo como a equipe lida com a situação influencia diretamente para reduzir os riscos e coibir a conduta criminosa.
4. Aposte na assinatura digital
A assinatura digital equivale à assinatura comum do usuário, seja pessoa física ou jurídica, com a diferença de que utiliza alta tecnologia por meio de mecanismos de criptografia que efetuam a conferência da autenticação.
Essa ferramenta vincula o certificado digital (emitido por uma autoridade certificadora registrada no ICP-Brasil) ao documento eletrônico assinado, funcionando como se fosse uma espécie de CPF. Nesse sentido, a assinatura digital tem validade jurídica e fornece a garantia de integridade e autenticidade, proporcionando segurança nas operações realizadas no meio digital.
5. Utilize um sistema antifraude
O uso de sistemas antifraude é um bom exemplo de como a tecnologia vem auxiliando as empresas a evitarem golpes desse tipo.
Alguns softwares, como o da Deps, realizam a validação dos documentos, contribuindo para a prevenção de fraudes. Eles percebem se os itens estão em conformidade ou se pode se tratar de uma falsificação.
Desse modo, a empresa pode se proteger previamente, desde o primeiro contato com o cliente. Isso é possível por meio de ferramentas específicas que proporcionam a conferência de dados pessoais, como CPF, CNPJ, endereço e telefones. Além disso, é criado um banco de dados cadastrais que facilita o trabalho da equipe.
A fraude documental é um problema que vem preocupando empresas do mundo todo. A boa notícia é que é possível eliminar a maioria dos riscos existentes por meio de medidas de segurança e com o apoio da tecnologia.
A Deps possui soluções que vão ajudar muito a sua empresa no combate aos golpes, incluindo fraudes documentais e cibercrimes.
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