Backoffice financeiro: saiba como funciona e sua importância nas empresas
Atendimento ao cliente, vendas, setor de produção, não há dúvidas de que todos esses departamentos são fundamentais para o negócio. Contudo, existe uma parte da empresa que podemos dizer que fica nos bastidores.
Chamada de backoffice, esse conjunto de setores faz parte da empresa e que recebe pouca atenção de quem olha de fora, mas que é fundamental para manter o negócio em pé.
Aqui podemos destacar o backoffice financeiro, já que ele contribui não só nas finanças, mas também de todos os departamentos que cuidam da estrutura do negócio. Assim, ele atua para que todas as atividades sejam executadas com êxito e alcancem os resultados esperados.
Devido à sua importância, elaboramos este conteúdo para apresentar os principais pontos sobre o assunto, por exemplo, sua finalidade, benefícios, necessidade de automatização, entre outros. Acompanhe!
O que é o backoffice?
O backoffice nada mais é do que um conjunto de funções que acontecem em uma empresa de maneira mais otimizada e sem a percepção do cliente. Isso quer dizer que o consumidor não é impactado em nenhum momento, apesar de depois conseguir sentir as melhorias no seu produto ou serviço adquirido.
Nas empresas, o backoffice está presente de diversas maneiras por meio de um sistema de gestão integrado, desempenhando atividades e controlando tarefas administrativas, financeiras, etc.
Qual a importância do backoffice financeiro?
Como você pode perceber, o backoffice está ligado à estrutura da empresa, contribuindo para que todos os processos sejam desenvolvidos da melhor forma. Assim, é fundamental investir na área para manter as atividades do negócio e evitar que problemas apareçam. Contudo, se eles surgirem, podem ser previamente identificados e resolvidos. Entre seus principais benefícios estão:
- padronização dos processos;
- garantia e qualidade dos produtos e serviços realizados;
- impedimento ou detecção de erros e inconsistências, entre outros.
Então, é possível dizer que o backoffice atua como uma espécie de controle de qualidade, em que uma atuação bem apurada consegue encontrar problemas e falhas, além de desenvolver soluções eficientes para solucioná-los da forma mais ágil possível, evitando maiores prejuízos.
Como ele funciona nas empresas?
No setor financeiro, boa parte das atividades não são feitas de uma forma direta. Isto é, tirando o setor de vendas, as outras operações como emissão de notas fiscais e cuidados burocráticos relacionados à contabilidade são realizadas fora dos olhares dos clientes ou de outras empresas.
Portanto, o backoffice está associado a atividades mais administrativas que estão ali para dar suporte para a empresa. Afinal, uma companhia não pode, por exemplo, gerar um produto sem estar de acordo com a legislação ou estar com seus documentos fiscais em dia. Quem cuida dessa parte? As funções financeiras que funcionam como backoffice.
Vantagens em automatizar o backoffice financeiro da sua empresa
É evidente que o avanço da tecnologia vem proporcionando a automatização de diversos processos empresariais, trazendo uma maior agilidade e reduzindo erros. Para o backoffice financeiro, isso não seria diferente.
Afinal, atividades como emissão de notas fiscais, registro de cobranças e concessão de crédito são essenciais para uma empresa e devem ser realizadas da melhor forma possível. Porém, não são só essas vantagens da automatização. Veja a seguir mais benefícios.
Redução da burocracia
A gestão de documentos financeiros é por si só uma atividade bastante burocrática, são notas, formulários, relatórios, protocolos e muitos outros papéis que precisam ser administrados e armazenados. Esse processo consiste tanto de tempo quanto de atenção por parte dos funcionários, já que muitos desses documentos têm um valor jurídico. Mas o que pode mudar com a automatização?
A agilidade e redução de ruídos durante o transporte e também na geração de documentos são as principais mudanças que a automatização oferece. Além disso, muitas funções que antes eram complexas são simplificadas, como a emissão de notas fiscais, o envio de informações tributárias, entre outras.
Aumento da produtividade
Existem diversas atividades do setor administrativo que são simples de fazer, mas quando executadas por processos manuais podem levar mais tempo do que o necessário. Isso não seria um problema tão grande, se esse tipo de atividade não gerasse perda de tempo e também de recursos financeiros para o negócio.
Dito isso, um dos grandes benefícios de automatizar processos financeiros é o quanto isso deixa os funcionários livres para se dedicar a processos que realmente necessitam de poder de decisão e estratégia.
Maior controle de custos
Muitas atividades não são só burocráticas elas também exigem recursos. Contratação de pessoal qualificado e a compra de equipamentos são parte desses gastos. No entanto, ao automatizar alguns processos, há não só maior agilidade, mas também se diminuem os custos.
Não há necessidade de contratar mais pessoal ou mesmo de investir em mais equipamentos. Além disso, a automatização proporciona uma melhor visão dos gastos do dinheiro da empresa.
Segurança da informação
Por fim, os dados são uma parte importante das finanças de qualquer empresa. Eles são utilizados para diversas atividades. Um planejamento de marketing precisa de informações sobre as vendas, um novo investimento necessita de dados sobre os valores de caixa e assim por diante.
Logo, automatizar a captura, armazenamento e administração desses dados é evitar erros. É garantir que essas informações, muitas com valores jurídicos, não sejam perdidas ou mal levantadas, pois são administradas por ferramentas capacitadas.
A Deps está pronta para te ajudar a automatizar diversas tarefas de backoffice financeiro da empresa, principalmente as que dizem respeito à análise e concessão de crédito.
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