A padronização de processos tem como principal objetivo a uniformização dos fluxos de trabalho que compõem as diversas fases para a obtenção de um resultado operacional ou gerencial. Existem várias formas de padronizar um workflow, mas o modo mais eficaz acontece por meio da tecnologia.

Com a tecnologia, é possível automatizar atividades que antes seriam feitas manualmente. Isso reduz de forma considerável a ocorrência de erros e retrabalhos, diminui o tempo demandado para a realização do processo, melhora a qualidade dos resultados e, por consequência, gera eficiência global.

Um dos requisitos para contemplar essa eficiência é o uso de dados estruturados sobre os processos, que permitem uma análise mais aprofundada dos indicadores de qualidade e de todos os demais elementos que operacionalizam esse sistema. Neste artigo, elencamos algumas formas práticas de padronização de processos para você aplicar na sua empresa. Confira!

1. Crie um workflow padrão

O fluxo de trabalho deve ser padronizado para que todos os profissionais atuem da mesma forma, independentemente do momento em que as atividades são realizadas. Para isso, é preciso documentar o workflow e acompanhar as métricas de desempenho. Veja como alcançar essa padronização:

• mapeie os processos e sequencie cada fase para não haver dúvidas quanto ao próximo passo quando cada etapa for finalizada;
• verifique os gaps entre os processos — intervalos que podem atrasar a execução da próxima etapa e se tornar um gargalo para a eficiência;
• determine os KPIs (Key Performance Indicators — indicadores de desempenho) para acompanhar a performance de todos os agentes envolvidos, o tempo demandado em cada processo e a qualidade dos resultados obtidos.

2. Prepare sua equipe

A equipe de trabalho deve ser informada sobre as mudanças a serem implementadas e os resultados esperados com a padronização de processos. Faça reuniões com frequência para discutir os dados obtidos sobre os fluxos de trabalho, crie projeções e estabeleça metas para aumentar o comprometimento da equipe.

A devida qualificação dos profissionais é primordial para alcançar melhores resultados. Por isso, incentive a participação de todos os colaboradores em cursos e workshops. Além disso, promova um treinamento para alinhar o trabalho realizado com as expectativas de mudança.

3. Integre as informações

Para contemplar melhores resultados, é preciso fazer análises a partir de informações precisas. Tenha relatórios sobre todos os processos e as mudanças que serão implementadas para alcançar a padronização. Além disso, não limite o acesso dos colaboradores aos dados para que eles também consigam acompanhar a evolução de sua performance.

O fluxo de informações e de comunicação deve ser integrado entre todos os setores da empresa. Com o uso de um software especializado, é possível melhorar o acesso e a qualidade dos dados que serão usados nas tomadas de decisão.

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