A padronização de processos visa uniformizar os fluxos de trabalho em diferentes fases para alcançar resultados operacionais e gerenciais consistentes.
Utilizando tecnologia é possível automatizar tarefas antes realizadas manualmente, o que reduz erros e retrabalhos significativamente, diminui o tempo de execução dos processos, eleva a qualidade dos resultados e, consequentemente, aumenta a eficiência global.
Para garantir essa eficiência é essencial utilizar dados estruturados dos processos, permitindo uma análise detalhada dos indicadores de qualidade e de todos os elementos que integram o sistema.
Neste artigo, apresentamos três práticas eficazes de padronização de processos que podem ser aplicadas na sua empresa. Confira!
1.Estabeleça um workflow padronizado
O fluxo de trabalho deve seguir um padrão para garantir que todos os profissionais atuem de maneira consistente, independente do momento em que realizam suas atividades.
Para isso, é fundamental documentar o workflow e monitorar as métricas de desempenho. Veja como implementar essa padronização:
- Mapeie os processos e organize cada fase sequencialmente para evitar dúvidas sobre os próximos passos ao finalizar cada etapa.
- Identifique lacunas entre os processos – períodos que podem atrasar a execução da etapa seguinte e se tornar um gargalo para a eficiência.
- Defina os KPIs (Key Performance Indicators – Indicadores-chave de desempenho) para acompanhar o desempenho de todos os agentes envolvidos, o tempo necessário para cada processo e a qualidade dos resultados alcançados.
2.Capacite sua equipe
É essencial informar à equipe sobre as mudanças planejadas e os objetivos esperados com a padronização de processos.
Realize reuniões regulares para analisar os dados dos fluxos de trabalho, estabelecer projeções e definir metas para aumentar o engajamento da equipe.
Investir na capacitação dos profissionais é essencial para obter melhores resultados. Por isso, encoraje a participação em cursos e workshops e promova treinamentos para alinhar o trabalho realizado com as expectativas de mudança.
3. Integre informações de forma eficaz
Para alcançar resultados superiores é essencial realizar análises com base em informações precisas.
Mantenha relatórios abrangentes sobre todos os processos e as mudanças planejadas para garantir a padronização. Além disso, promova o acesso aberto aos dados para que os colaboradores possam acompanhar sua própria performance.
A integração do fluxo de informações e comunicação entre todos os setores da empresa é fundamental. Utilizando um software especializado, é possível melhorar o acesso e a qualidade dos dados utilizados nas decisões estratégicas.
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Sabemos que a padronização dos processos é essencial para o bom funcionamento em uma empresa. Deixando as etapas mais agilizadas e eficazes para o seu negócio.
Desse modo, a Deps dedica-se constantemente no desenvolvimento de soluções que automatizem tarefas repetitivas e reduzam a carga de trabalho manual.
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