A inadimplência e o atraso nos pagamentos assumidos pelos clientes podem se tornar um grande problema para as empresas que atuam em vários setores. Trata-se de um impacto negativo para o fluxo de caixa de qualquer instituição. Essa situação se agravou e ganhou ainda mais relevância em decorrência da retração da economia no país e no mundo, causada pela pandemia do Covid-19.

Nesse sentido, a redução do índice de insolvência e a recuperação dos valores referentes às dívidas atrasadas costumam ser um grande desafio para os gerentes e gestores. Diante desse cenário preocupante, é importante efetuar uma análise de balanço. Atualmente, existem algumas soluções consolidadas que auxiliam as empresas nessa tarefa, como é o caso da régua de cobrança, reduzindo assim os riscos e os impactos da inadimplência.

Quer saber mais sobre o assunto? Neste artigo, vamos apresentar as principais vantagens de automatizar a análise de balanço e a régua de cobrança da empresa.

Continue a leitura e confira detalhes!

A importância de automatizar a análise de balanço e régua de cobrança na empresa

As ferramentas de análise de balanço e régua de cobrança exercem um poder efetivo para garantir o controle de inadimplência nas empresas, principalmente por se tratar de um sistema inteligente e ágil. Confira, a seguir, os motivos que confirmam os benefícios de uso de um sistema automatizado para controlar e reduzir o índice de insolvência dos seus clientes.

A equipe financeira gerencia a empresa

A equipe que atua no setor financeiro deve ter a função de planejar as ações financeiras, estudar e observar as métricas de desempenho e atuar de modo positivo com o intuito de reduzir as despesas e obter maior lucratividade.

Por outro lado, a equipe financeira não deve ter o papel de fazer as cobranças de clientes inadimplentes e que estão com o pagamento atrasado.

Possibilidade de personalização das faturas

Um sistema automatizado de análise de balanço traz profissionalismo e credibilidade para a empresa. Nesse sentido, se torna possível personalizar as faturas por meio da emissão de cobranças personalizadas, que levam em consideração o perfil individual de cada cliente. Com isso, ele tendem a levar a cobrança mais a sério e prestar mais atenção.

Um exemplo é o envio de mensagem SMS ou por e-mail de modo individual e profissional. Deixe de lado os recados padrão, pois costumam ser pouco eficazes. Elabore uma mensagem de efeito sempre se baseando no perfil único do cliente. As chances de sucesso no pagamento da dívida aumentam consideravelmente.

Faça cobranças recorrentes

O sistema de cobranças recorrentes é feito de forma automatizada e aumenta as chances de sucesso no pagamento. É uma forma de estar sempre em contato com o cliente insolvente, mas sem se tornar inconveniente. Além disso, se garante que não haverá falha no envio. Isso porque, mesmo que os colaboradores responsáveis pela função de cobrança não a façam, a cobrança será realizada independente de qualquer pessoa.

Evita constrangimentos

Cobrar clientes inadimplentes não é uma tarefa fácil. É necessário ter postura e agir de maneira ética. Além disso, é comum sentir vergonha ou insegurança nas cobranças. Nesse sentido, o investimento em um sistema automatizado surge como a melhor solução para evitar constrangimentos e garantir o sucesso na cobrança.

Até porque a maioria dos casos de inadimplência dos clientes não acontece de modo intencional. Geralmente, se situação é consequência de desemprego, oscilações na economia ou a ocorrência de fatos extraordinários e imprevisíveis que impossibilitam a continuidade do pagamento das prestações.

A régua de cobrança

Régua de cobrança é uma ferramenta moderna que efetua o envio de notificações aos clientes, de maneira automática. Esse mecanismo permite planejar o envio de mensagens aos consumidores com o intuito de lembrá-los sobre o vencimento de um boleto ou de um carnê, por exemplo. Geralmente, o conteúdo é enviado por meio de SMS ou e-mail.

Desse modo, o cliente fica ciente da existência de uma ou mais prestações que constam em aberto e que devem ser pagas. Além disso, as mensagens devem notificar o cliente sobre algum problema na transação que não identificou ou impediu a conclusão do pagamento, bem como na hipótese de retentativas mal sucedidas. Nesse sentido, a empresa pode pedir para que o indivíduo atualize seus dados na área do cliente.

O investimento nesse tipo de ferramenta reduz, consideravelmente, os riscos de inadimplência, principalmente no caso de esquecimento involuntário pelo cliente em que ficam afastadas as hipóteses de inadimplência por má-fé.

A régua de cobrança é uma estratégia que traz ótimos resultados especialmente nos casos de empresas que utilizam o pagamento recorrente. O método de recorrência consiste na notificação dos clientes em datas determinadas, quando o pagamento estiver próximo.

Contudo, é preciso ter cautela ao usar essa ferramenta. Não envie mensagens excessivas para não perturbar o cliente e causar insatisfação. Além disso, é importante mencionar que o envio de mensagens com alta frequência pode ensejar denúncia ao Programa de Proteção e Defesa do Consumidor (PROCON) e ser passível de punição.

Análise de balanço

A análise de balanço é o procedimento que identifica elementos positivos e/ou negativos envolvendo a situação financeira da empresa, levando em consideração os números obtidos após a análise do balanço patrimonial da instituição.

Essa estratégia consiste na aplicação de técnicas especificas, como é o caso do raciocínio analítico dedutivo sobre os elementos patrimoniais e suas inter-relações. A partir das demonstrações contábeis é possível obter um relatório econômico-financeiro sobre a situação da empresa.

Como deu para perceber, a aquisição de um bom ERP (Enterprise Resource Planning) pode ajudar no controle de inadimplência. Esse um sistema de gestão garante um acesso integrado e simplificado aos dados da empresa, agilizando as operações e permitindo a automação da análise de crédito.

Assim, a empresa aumenta a chance de os clientes honrarem o pagamento das dívidas. Como consequência, se evitam os constrangimentos nas cobranças e o negócio corre menos riscos de arcar com prejuízos financeiros.

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