Como é de conhecimento das empresas, o caminho para tornar o setor financeiro eficiente passa pelo planejamento, pelo controle dos gastos e por uma boa estratégia de gerenciamento da execução de rotinas operacionais.
Porém, isso não é tudo! Existem outros fatores que podem fazer a diferença, como a utilização de um sistema de análise de crédito, a terceirização de tarefas burocráticas e o investimento na capacitação dos funcionários.
Neste artigo, abordaremos alguns desses assuntos e outras formas de otimizar o setor financeiro de uma empresa. Quer economizar tempo e dinheiro na gestão das finanças?
Então, aproveite estas 8 dicas imperdíveis que separamos para você!
1. Automatize tarefas manuais
Alguma vez você já assistiu a um programa de TV antigo no qual os personagens viviam situações de trabalho manual? Esse exemplo é bem comum nos filmes de Charlie Chaplin. Mas não se engane, esse tipo de situação pode ser uma realidade atual na sua empresa.
Muito tempo e dinheiro são desperdiçados ao gerir tarefas complexas do setor financeiro com planilhas e anotações — seja na organização do fluxo de caixa ou em outras atividades. Para otimizar esse processo, a implementação da tecnologia ajuda a garantir um setor financeiro eficiente e pode trazer muitos benefícios para a companhia.
2. Utilize uma plataforma para gestão e análise de crédito
Um problema recorrente no setor financeiro das empresas que trabalham com modelo B2B é a demora na resposta de aprovação de crédito e de liberação dos pedidos. No entanto, esse processo de análise e liberação deve ser uma parte da solução e não uma dificuldade a mais para a equipe. Além disso, existe o entrave da inadimplência que reduz os lucros da empresa.
Uma solução específica para esses problemas é a implementação de um sistema de gestão de crédito robusto, capaz de fazer uma análise minuciosa, inteligente e dinâmica. Com isso, a empresa terá mais agilidade, segurança e economia. Por último, cabe ressaltar que o sistema de gestão de crédito contribui para que se tenha um setor financeiro eficiente e lucrativo como um todo.
3. Invista em capacitação para um setor financeiro eficiente
Vivemos em um mundo que passa por constante evolução. Não por acaso, quando o contexto é o ambiente corporativo, as novidades acontecem na mesma velocidade. Nessa perspectiva, tenha em mente que o melhor desempenho dos funcionários só é alcançado por meio de investimento em capacitação.
Logo, uma política de incentivo ao conhecimento é fundamental para aliar as melhores práticas de mercado às tarefas desempenhadas no dia a dia da empresa. Dessa forma, além de conhecerem todo o funcionamento e a estrutura do negócio, os colaboradores poderão somar novos conhecimentos de modo a aprimorar a produtividade da organização. Certamente, é um investimento relevante para quem busca eficiência no setor financeiro.
4. Otimize as tarefas mais burocráticas
Sem dúvidas, algumas tarefas burocráticas para avaliação de crédito tornam o setor financeiro menos eficiente. Além disso, essas demandas costumam vir acompanhadas de um grande volume de informações a respeito do cliente. Assim, a concessão de crédito é dificultada e nem sempre a organização tem certeza de que o proponente conseguirá honrar os compromissos assumidos.
Para solucionar esse problema, como já citado, um software de análise de crédito pode tornar o setor financeiro mais eficiente justamente ao facilitar a averiguação das informações e assumir as tarefas burocráticas, tais como:
- análise de dados do proponente — são consultadas mais de 700 variáveis em poucos segundos;
- pesquisa em bancos e órgão fiscais — informações precisas de débitos;
- facilidade no processo de cadastro — por meio da integração dos dados cadastrais obtidos em diversas fontes.
Cabe ressaltar que todo esse processo ocorre obedecendo às normas e políticas de crédito da sua empresa, ou seja, não estamos falando de um sistema engessado.
5. Aperfeiçoe seu workflow
Workflow é uma expressão em inglês que significa fluxo de trabalho. Basicamente, ele consiste na padronização da sequência de passos que determinam a ordem de execução e as condições para que cada tarefa seja iniciada e finalizada.
Para montar um bom workflow, estude os processos de documentação de sua companhia e aperfeiçoe-os de modo que atendam aos seguintes objetivos:
- agilizar, simplificar e trazer maior segurança às comunicações dentro da empresa;
- aprimorar a forma de criação de produtos, como documentos, projetos, códigos etc.;
- dividir as tarefas de forma mais eficaz entre os colaboradores;
- sempre levar eventos e mudanças importantes ao conhecimento da sua equipe.
Se o setor financeiro seguir as regras acima expostas, o processo de elaboração de documentos, de relatórios, de balancetes, entre outros, será mais eficaz, econômico, preciso e seguro.
6. Use dados para tomar decisões de forma mais assertiva
De nada adianta receber um relatório rico em conteúdo, transparente e condizente com a realidade da empresa se você não souber como interpretá-lo ou usar seus dados para melhorar a tomada de decisões.
Quem direciona o rumo da empresa ainda é o administrador; os relatórios são instrumentos que tornam suas deliberações mais benéficas ao crescimento da companhia. Para isso, é fundamental que os dados sejam claros, precisos, gerados rapidamente e sem erros, o que só pode ser fornecido por um software de gestão financeira.
Assim sendo, o programa cria planilhas, relatórios e gráficos claros, fáceis de serem manuseados e atualizados em tempo real, suprindo quaisquer necessidades do administrador.
7. Implemente uma nova governança corporativa
Uma governança corporativa consiste no aglomerado de princípios, interesses e objetivos pelos quais a organização é dirigida e monitorada. O sistema envolve sócios, diretoria, órgãos de controle, entre outros responsáveis.
Com as mudanças no setor financeiro, tanto a mentalidade dos gestores quanto dos colaboradores deverá se adaptar às inovações implementadas. Dessa forma, reúna-se com todo o pessoal e explique quais serão as novas diretrizes organizacionais, as formas de trabalho etc.
No momento em que se adota uma nova governança direcionada ao cumprimento de mudanças, todos os envolvidos devem se direcionar para os mesmos objetivos.
8. Sistematize o seu negócio
Trabalhar com clientes que tenham bom crédito é um objetivo almejado por qualquer empreendedor, afinal, é com essa conquista que seu negócio consegue se desenvolver saudavelmente. O que muitos gestores não sabem é que existem softwares de gestão capazes de auxiliá-los nessa tarefa de averiguar o crédito de clientes em potencial.
Esses aplicativos utilizam complexos matemáticos que realizam uma análise de crédito com base em mais de 700 variáveis, estudando bancos de dados de cartórios, BACEN, Serasa, entre outros. Os programas cujas funcionalidades são capazes de atender às demandas de qualquer empresa devem prover:
- integração — layout com integração com diversos sistemas e provedores;
- gestão de crédito — como cada empresa possui políticas e finanças diferentes, a análise de crédito deve ser personalizada às suas necessidades;
- governança — permite a criação de um sistema de governança eficiente e preciso, assim você pode criar regras e permissões para todos os níveis de usuários;
- automação — mecaniza as tarefas burocráticas, respeitando a tomada de decisões do administrador.
Conclui-se então que um bom sistema de gestão de crédito precisa equilibrar segurança, economia, agilidade e apoio às vendas. Portanto, para isso, ele deve ser flexível e personalizado.
De fato, a modernização do setor financeiro representa um investimento importante. Mas o retorno em eficiência nos processos operacionais e a adoção de uma nova cultura organizacional certamente pagarão esses gastos em um curto espaço de tempo. Ademais, ela possibilita aumento na concessão de crédito e, consequentemente, crescimento empresarial.
Gostou do assunto? Veja abaixo o que preparamos para você entender as suas necessidades do seu negócio, entre em contato, esperamos por você!
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